5 conseils pour mieux communiquer par email

L’email est un moyen de communication très populaire aussi bien dans le contexte du travail que dans la vie personnelle. S’il connaît un tel succès c’est parce que c’est le plus rapide des canaux de communication écrite et permet de toucher un nombre quasiment illimité de lecteurs en une seule fois. Mais même si les emails sont très répandus on ne peut pas dire que cette forme de communication est toujours très efficace.

Vous avez peut être déjà eu l’impression que les gens n’ont rien compris de votre message et que quelqu’un a répondu complètement hors sujet ? Ou que quelqu’un a ignoré vos emails et n’a pas lu cette information importante que vous lui avez envoyée ? Ou encore, avez-vous déjà passé 10 minutes au téléphone pour expliquer ce que vous avez pensé en envoyant votre courriel ?

Il y a pourtant quelques astuces très simples pour mieux communiquer par email et recevoir des réponses que vous attendez et ceci dans les délais. Alors voici mes conseils pour écrire des e-mails plus efficaces.

1.Écrire un sujet pertinent

L’objet de votre message est la première chose que votre correspondant voit dans sa boîte email . En fonction de ses quelques mots il décide de garder ou supprimer un message, de le lire tout de suite ou plus tard. Le sujet doit donc annoncer clairement le contenu de votre courriel pour que le destinataire puisse bien juger son importance et ne pas le confondre avec un spam.

Une ligne d’objet bien rédigée permet également de retrouver un message plus facilement – surtout si vous échangez beaucoup avec la même personne! Par exemple le sujet :«Notre réunion de mardi» n’est pas assez explicite (surtout si vous l’envoyez à votre patron qui a toujours 2-3 réunions par jour;)). Par contre «Agenda de la réunion de l’équipe marketing, mardi 13.09 à 10h.» est assez explicite pour qu’il puisse décider s’il doit lire ce message tout de suite ou y retourner quand il va se préparer pour cette réunion.

Pour les messages persos on a tendance à omettre le sujet ou le réduire à un ou deux mots, comme «photos», «mes nouvelles» ou «coucou» qui ne précisent rien. Nos amis et la famille ne suppriment pas les messages persos et généralement décident de les lire tout de suite peu importe le thème mais on peut leur faciliter la recherche en utilisant la ligne d’objet. Par exemple «Photos de vacances en famille – juillet 2011» permettra aux grands parents de trouver la photo du petit Anthony avec sa bouée et son château de sable plus facilement que «quelques photos» que vous envoyez tous les mois.

2.Un thème pour un email.

L’avantage d’un email c’est son coût: envoyer un ou plusieurs e-mails ne coûte rien (hors coût de connexion facturé par votre fournisseur d’accès Internet;)). Alors si vous devez échanger avec une personne sur plusieurs sujets différents envisagez de le faire dans des courriels distincts. Ceci permet non seulement d’avoir le texte de l’objet de votre message plus pertinent (voir point n°1) mais aussi donne à votre correspondant la possibilité de répondre à chacune de vos questions séparément. Si vous cumulez plusieurs sujets dans votre message et certains d’entre eux demandent plus de réflexion et/ou des recherches, votre correspondant peut attendre d’avoir toutes les réponses avant de vous écrire. Alors que les emails fractionnés permettent de recevoir les réponses au fur et à mesure.

Bien évidemment si vous avez plusieurs questions concernant un même projet vous pouvez les poser dans un seul message. Mais pensez à mettre chacune d’entre elles dans un paragraphe séparée pour faciliter la lecture et le traitement.

3. Précisez ce que vous attendez de votre correspondant.

Ne le laissez pas deviner ce qu’il doit faire après la lecture de vote email – il peut ne pas avoir le même raisonnement que vous. Terminez vos messages par une phrase «call-to-action» (un terme du marketing qui signifie en anglais «l’appel à l’action»). Vous avez plus de chances d’obtenir le résultat souhaité si vous précisez quelle action vous attendez après la lecture de votre courriel. Pensez également à inclure tous les éléments dont il peut avoir besoin, comme par exemple votre numéro de téléphone si vous lui demander de vous appeler. Si votre correspondant doit chercher l’information dans son carnet d’adresses il peut remettre cet appel à plus tard simplement parce que son agenda ne se trouve pas sur son bureau au moment où il lit votre courriel.

4. Fixez les dates limites pour répondre.

Quand on travaille en équipe et l’avis ou la participation de plusieurs personnes sont nécessaires une personne peut bloquer l’avancement de votre travail. Pour éviter ce genre de situations fixez une date limite pour répondre ou soumettre des propositions. Vous pouvez écrire par exemple: «Si je n’ai pas de message de votre part avant mardi, je considérerai que vous êtes d’accord avec la version finale du rapport.» Ceci vous permettra d’avancer même si quelqu’un ne répond pas à vos messages.

5.Soyez un bon correspondant.

Parcourez régulièrement votre boîte de réception et répondez à vos emails dans les délais attendus. Ce simple acte de courtoisie peut encourager les autres à être plus réactifs dans la communication avec vous. Si un e-mail demande un peu plus de temps pour être traité, envoyez un petit message pour informer son expéditeur que vous vous en occupez et indiquez-lui le temps dont vous avez besoin pour envoyer une réponse complète. Il va de soi que vous devez tenir votre promesse et répondre dans les délais ! Pensez également à programmer une réponse automatique si vous partez en vacances ou si vous êtes en déplacement avec peu d’accès à Internet.

Ces 5 règles relèvent du bon sens mais il est bon de se les remémorer de temps en temps. Alors maintenant il ne vous reste qu’à les pratiquer dans vos échanges dans le milieu professionnel et vos emails persos !

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